Les mentions obligatoires d'une facture dans l'espace OHADA

Une facture incomplète n'est pas une facture : c'est un justificatif que votre client peut refuser et que l'administration peut écarter. Voici ce qui doit y figurer, et pourquoi chaque ligne compte.

1. Vous identifier complètement

C'est le bloc le plus souvent bâclé, et celui qui provoque le plus de rejets. Doivent apparaître :

• la raison sociale exacte, telle qu'elle est enregistrée — pas le nom commercial seul ;
• la forme juridique et, pour les sociétés, le capital social ;
• l'adresse complète du siège : rue ou quartier, boîte postale, ville ;
• le numéro RCCM (Registre du commerce et du crédit mobilier) ;
• le numéro d'identification fiscale, dont le sigle change selon le pays ;
• un téléphone et une adresse électronique.

Le sigle fiscal selon votre pays

2. Identifier votre client

Nom ou raison sociale, adresse, et — pour une facture entre entreprises — le numéro fiscal du client. Sans lui, le client ne peut pas déduire la dépense ni récupérer la TVA : sa comptabilité vous renverra la facture.

Réclamez ce numéro dès la première commande. Le demander six mois plus tard, un vendredi soir, pour une facture urgente, fait perdre des jours.

3. Un numéro unique, dans une série continue

La numérotation doit être chronologique et sans trou. C'est la règle la plus simple à respecter et la plus fréquemment violée.

Un contrôleur qui voit la facture n° 40 suivie de la n° 42 n'en conclut pas qu'il y a eu une erreur de frappe. Il suppose que la n° 41 a existé, qu'elle a été encaissée, et qu'elle n'a pas été déclarée. La charge de la preuve vous revient.

Si vous devez annuler une facture déjà émise, n'effacez jamais le numéro : établissez une facture d'avoir qui la référence explicitement.

4. Les dates

La date d'émission, et la date d'échéance ou le délai de règlement. Sans échéance écrite, vous n'avez aucune base pour réclamer un paiement en retard — ni pour appliquer une pénalité.

5. Le détail de ce que vous vendez

Pour chaque ligne : désignation précise, quantité, prix unitaire hors taxes, remise éventuelle, montant hors taxes. « Prestations diverses » pour 2 000 000 FCFA n'est pas une désignation — c'est une invitation au redressement.

6. Les taxes, détaillées

• le total hors taxes ;
• le taux de TVA appliqué et son montant, sur une ligne distincte ;
• le cas échéant, la retenue à la source — précompte ou AIR au Cameroun, AIRSI en Côte d'Ivoire, ISB au Niger, acompte BIC au Bénin ;
• le net à payer.

Si vous êtes exonéré ou non assujetti, écrivez-le explicitement. Une facture silencieuse sur la TVA est une facture suspecte.

7. Le montant en toutes lettres

« Arrêtée la présente facture à la somme de deux millions quatre cent quarante-six mille cent seize francs CFA. »

Cette formule protège contre la modification d'un chiffre après émission. Elle est réclamée par la plupart des services comptables de la zone, et par les administrations pour tout règlement public.

Attention aux accords : quatre-vingts prend un s seul, quatre-vingt-un n'en prend pas ; deux cents s'accorde, deux cent seize non ; mille est invariable. Une somme mal écrite affaiblit le document qu'elle est censée protéger.

8. Les conditions de règlement

Moyens acceptés (Mobile Money, virement, espèces), coordonnées de paiement, et pénalités de retard si vous en prévoyez. Une pénalité non écrite sur la facture ne s'applique pas.

Le cas particulier de la Côte d'Ivoire

Au-delà des mentions ci-dessus, la Côte d'Ivoire impose la facture normalisée : une procédure de certification auprès de la DGI, distincte du contenu du document. Respecter toutes les mentions listées ici ne dispense pas de cette formalité. Renseignez-vous auprès de votre centre des impôts avant d'émettre.